XGarage si è rivolto a noi con una necessità specifica: digitalizzare e centralizzare il flusso di ripristino veicoli. L'obiettivo era creare una piattaforma che governasse le interazioni tra tre attori distinti: l'Owner (XGarage stesso), il suo Richiedente (proprietario dei veicoli) e il Fornitore (esecutore dei lavori). La richiesta prevedeva un controllo totale su ogni fase: dalla perizia alla preventivazione con logiche di markup, fino al controllo qualità finale.m

Abbiamo iniziato affiancando il cliente per decodificare le procedure esistenti. Abbiamo tradotto il flusso operativo in un diagramma logico strutturato, base fondamentale per la progettazione della UX. Questo ci ha permesso di definire con chiarezza i confini e le interazioni del software: chi fa cosa, quando lo fa e quali dati devono essere condivisi tra Owner, Richiedente e Fornitore per evitare colli di bottiglia e aiutare il nostro cliente nel comprendere il suo nuovo processo.

Il processo inizia sul piazzale. Grazie all'integrazione API con il gestionale del Richiedente, l'app "RAMEN" recupera in tempo reale i dati dei veicoli (targa, modello) da periziare. L'interfaccia tablet permette di mappare il danno distinguendo tra ciò che è semplicemente "rilevato" e ciò che deve essere "riparato". Questa distinzione crea la base dati grezza che l'Owner trasformerà successivamente in preventivo.

Una volta ricevuta la perizia, l'Owner utilizza il software per generare la stima economica. Il sistema applica automaticamente un listino personalizzato (e configurato dall’owner) e calcola i prezzi di vendita tramite un markup configurabile sul costo vivo. In questa fase l'Owner ha il pieno controllo: valida i costi, seleziona il Fornitore più idoneo e prepara l'offerta formale da inviare al Richiedente.

Il Richiedente accede a una vista dedicata dove visualizza il preventivo validato dall'Owner. Può accettare o rifiutare le singole lavorazioni con un click. L'accettazione genera il tracciamento del Purchase Order (PO), un dato cruciale che il sistema storicizza per permettere all'Owner di riconciliare la successiva fatturazione verso il Richiedente senza errori amministrativi.

Il Fornitore riceve l'incarico tramite un accesso limitato alle sole lavorazioni di sua competenza. Può confermare la presa in carico o segnalare all'Owner la necessità di interventi extra non previsti. Ogni variazione inserita dal Fornitore deve essere validata dall'Owner prima di diventare operativa, garantendo che nessun costo sfugga al controllo centrale.

Il sistema orchestra i passaggi di stato inviando notifiche email automatiche ai vari attori. Al termine dei lavori, il veicolo torna all'Owner che effettua il controllo qualità (QC) tramite tablet, confrontando il risultato con il preventivo approvato. Se il QC non viene superato, il software apre un ciclo di rettifica automatico tra Owner e Fornitore, senza più disturbare il Richiedente, fino al raggiungimento dello standard richiesto e controllo qualità superato.